Как правильно закрыть заказ у поставщика

Завершение заказа у поставщика - важный этап в цепочке поставок, требующий документального оформления и взаимных подтверждений. Рассмотрим процедуру закрытия заказа с соблюдением всех формальностей.

1. Подготовка к закрытию заказа

• Проверка выполнения условий договора:
  • Полнота поставки
  • Соблюдение сроков
  • Качество товара
• Подготовка необходимых документов
• Сверка расчетов с поставщиком

2. Основные этапы закрытия заказа

3. Необходимые документы

Обязательные документы:

• Товарная накладная (ТОРГ-12 или УПД)
• Акт приема-передачи
• Счет-фактура (для НДС)
• Акт сверки взаиморасчетов

Дополнительные документы:

• Сертификаты качества
• Паспорта изделий
• Акт о выявленных расхождениях (если есть)

4. Процедура закрытия в учетной системе

1. Провести документы о поставке в системе учета
2. Сопоставить заказ с фактически полученным товаром
3. Закрыть заказ в системе (статус "Выполнен")
4. Архивировать документацию по заказу

5. Особые ситуации

При недопоставке:

• Составить акт о недостаче
• Согласовать сроки допоставки
• Изменить условия закрытия заказа

При браке:

• Зафиксировать дефекты актом
• Инициировать возврат или замену
• Приостановить закрытие заказа до решения вопроса

6. Контрольные точки после закрытия

• Проверка наличия всех подписанных документов
• Подтверждение закрытия от поставщика
• Сверка остатков на складе
• Контроль оплаты (если была предоплата)

Рекомендации:

• Храните документацию по закрытым заказам не менее 5 лет
• Используйте электронный документооборот для ускорения процессов
• Ведите журнал закрытия заказов
• Регулярно проводите сверки с постоянными поставщиками

Грамотное закрытие заказов у поставщиков обеспечивает прозрачность взаиморасчетов, упрощает бухгалтерский учет и минимизирует риски финансовых потерь.